Info, kuidas koostada tugev ja silmajääv CV haldusassistendi ametikohale

💡 Haldusassistendi elulookirjelduse näide ja kirjutamise juhend 💡

Haldusassistendid mängivad olulist rolli paljudes erinevates tööstusharudes, hoides asju sujuvalt käimas, toetades juhte mitmesuguste ülesannete täitmisel. Kui see on teie valdkond, siis olete organiseeritud, üksikasjalik ja põhjalik - omadused, mis tulevad teile haldusassistendi CV koostamisel kasuks.

Erinevad tööstusharud, kus saate töötada haldusassistendina, tähendavad, et võite leida endale meelepärase keskkonna ja omandada tööstusharu spetsiifilisi teadmisi. Tööle pääsemise lävendiks on keskkooli lõputunnistus, nii et haldusassistendi töö on hea valik, olgu see siis alaline karjäär või hüppelaua millegi suurema juurde. Mõistes, kuidas kirjutada , kujundada ja kohandada oma elulookirjeldust konkreetsete töökohtade jaoks, saate leida teile sobiva ametikoha.

🛑 Mida teeb haldusassistent? 🛑

Varem nimetati haldusassistente sekretärideks, kuid tänapäeval peetakse seda terminit tavaliselt veidi vananenud. Paljud ülesanded on siiski samad, sealhulgas kirjavahetuse korraldamine, ülemuse ajakava haldamine, reiside broneerimine, arhiveerimine, raamatupidamine ja telefonidele vastamine. 

Tööstatistikaameti andmetel oli haldusassistentide mediaanpalk 2020. aastal 25000-35000 eurot.

Kahjuks on selle ameti tööväljavaated kehvad. Statistikaameti andmetel vähenevad haldusassistentide töökohad aastatel 2019-2029 eeldatavasti 9%. Osaliselt on see tingitud sellest, et uus tehnoloogia võimaldab kontoritöötajatel ise ja ilma abita dokumente koostada ning osaliselt sellest, et paljud haldusassistendid toetavad nüüd rohkem kui ühte juhti.

Selle valdkonna töökohtade vähesus eelseisval kümnendil muudab veelgi olulisemaks, et te koostaksite silmapaistva elulookirjelduse, et konkureerida kahaneva arvu töökohtade pärast.

✒️ Kuidas kirjutada haldusassistendi elulookirjeldus ✒️

👇Kandidaatide jälgimissüsteemid ehk ATS👇

Mis on taotlejate jälgimissüsteemid (ATS) ja miks on need nii olulised? Tegemist on algoritmidel põhinevate süsteemidega, mis mõnikord lükkavad elulookirjeldused tagasi, enne kui need üldse töölevõtja kätte jõuavad. ATS-tarkvara otsib märksõnu, mis on seotud oskustega, mida tööandjad tulevaste töötajate puhul eelistavad.

Kuna tööandjad saavad keskmiselt 250 elulookirjeldust iga vaba töökoha kohta, ei ole neil sageli aega iga elulookirjeldust läbi lugeda. Selle asemel usaldavad nad ATS-tarkvara, mis teeb elulookirjelduste sorteerimise nende eest. Teie esimene ülesanne on sihtida töökirjeldustes olevad märksõnad ja kasutada neid oma haldusassistendi CV-s. Selleks peaksite analüüsima iga ametikoha kirjeldust ja tõstma esile kõik oskused või omadused, mida tööandja nõuab. Seejärel kasutage täpselt neid sõnu oma haldusassistendi elulookirjelduses.

ELULOOKIRJELDUSE NÄIDE: HARIDUSE OSA

Avvalik haludse magister, Tallinna Ülikool

• August 2021 - lõpetan august 2023
• Üliõpilasesinguse liige ja juht

Bürooassistent ja dokumentide haldus, Estonian Business School

• September 2019 - mai 2022
• Lõpetasin cum laude

👇Kokkuvõttev CV näide: jää silma ja eristu!👇

1. Sinu CV's olev kokkuvõte, on justkui sinu profiil, on eriti oluline, kuna peate oma isikupära näitama. Siin saate end suurepäraselt kõlada. Ärge olge häbelik. See CV-juhend juhendab teid selle tegemiseks vajalikke samme. Miks kokkuvõte? Kuna teil pole palju aega muljet avaldada ja soovite oma CV-d algusest peale eristada.
2. CV kokkuvõte peaks rõhutama teie pehmeid oskusi, süstides samal ajal pisut professionaalset isikupära. Ülejäänud CV keskendub teie kogemustele, haridusele ja oskustele, loovusele jääb vähe ruumi, kuid siin on teil võimalus endast teada anda ja hankida inimressursse, et oma CV-d pikemalt vaadata.
3. Kuna võite olla esimene inimene, kellega teie kontori külastajad suhtlevad, on teie huvides esitada oma isiksus oma administraatoriassistendi CV-s. Oled rõõmsameelne, rahulik, abivalmis, probleemide lahendaja? Tõstke need omadused oma CV kokkuvõttes esile. Lisage sellesse jaotisesse ka oma varasemad ametialased saavutused.

Tööandjad ja värbajad tahavad teada, kuidas te oma oskuste, valdkonna teadmiste ja isiksusega kontorikeskkonda täiustate, seega näidake neid oma haldusassistendi CV kokkuvõttes.

CV NÄIDE: KOKKUVÕTE/PROFIILIL

Üle 7-aastase kontorikogemusega vilunud haldusassistent, kes on spetsialiseerunud haldustööle, probleemide lahendamisele, planeerimisele ja optimaalsele abistamisele. Tuntud tootlikkuse suurendamise ja juhtivtöötajate töökoormuse leevendamise poolest. Tõestatud tõhusus koos võimega kiiresti õppida ja navigeerida mis tahes arvutitarkvaraprogrammis või kontori failisüsteemis.

Tööajaloo CV näide: näidake, mida teate

See jaotis on keerulisem, kui alustate või muudate oma karjääri administraatoriassistendina, kuid olenemata teie tööajaloost saate koostada oskustele keskendunud kogemuste jaotise, mis näitab teie väärtust. Teie esimene samm siin on mõelda igale töökohale, mis teil on olnud, olgu see siis täiskohaga või koolijärgne töökoht. Ametikirjelduse kirjutamise asemel mõelge saavutustele ja oskustele.

Analüüsige soovitud töö kirjeldust. Kirjeldage karjääriedu, mis illustreerivad oskusi, mida tööandja otsib. Mõelge, kuidas te kasutasite neid oskusi organisatsiooni kasuks. Näiteks: kuidas kasutasite neid oskusi kontoriprotsesside sujuvamaks muutmiseks? Oma haldusassistendi CV-s siduge nii palju neid oskusi oma eelmiste aastate kogemustega. Vaadake allpool meie administraatoriassistendi elulookirjelduse näidisplokki, et näha rohkem näiteid selle kohta, kuidas seda teha.

📌 Eksperdi näpunäide 📌

Kui ametikirjeldused tunduvad liiga ähmased või liiga sõnasõnalised, saate segadusest lahti saada järgmiselt. Proovige kasutada sõnapilveprogrammi, näiteks Wordle või WordArt. Kleepige sinna töökirjeldus. Mida sagedamini sõna kasutatakse, seda olulisem on see tööandja jaoks. Järgige mustrit, et lisada märksõnad oma CV-sse.

Siin on mõned hästi kirjutatud tööajaloo jaotise eesmärgid:

1. Kasutage kohustuste ja saavutuste kirjeldamiseks tegevusverbe
2. Näiteks: sooritas tegi asemel; leitud vigade asemel kooskõlastatud andmed
3. Täpsustage oma olukorra selgitamiseks andmeid ja statistikat
4. Näiteks: kui aitasite säästa raha paberijäätmete kõrvaldamisega, andke üksikasjalikud andmed selle kohta, kui palju ja kuidas säästsite
5. Tõstke esile probleemide lahendamine ja see, kuidas teie lahendused on saavutanud tulemusi
6. Illustreerige oma asjatundlikkust
   ‍

📌 Eksperdi näpunäide 📌

Paljude varem tehtud töödega olete võib-olla saavutanud eesmärgid, mis tähendavad haldusassistendi rolli. Ärge kartke loetleda töökohti väljaspool oma valdkonda, kui juhite tähelepanu sellele, kuidas see kogemus muudab teid uuel töökohal eeliseks.

Kui teil on juba kogemusi haldusassistendina, on teil jalg püsti. Veenduge, et suurendate väärtust, mille olete toonud oma eelmisele ja praegusele töökohale. Vaadake allpool meie kohandatavaid näidiseid administraatoriassistendi CV jaoks.

CV NÄIDIS: TÖÖAJALUGU

Haldusabi assistent Luminor Pank AS, Tallinn
Töötatud aeg: 2020 – praeguseni
Peamised tööülesanded:

• Töötanud tootmisjuhi otsese assistendina, toetades kõiki tootmise ja kontorijuhtimise aspekte.
• Usaldusväärne andmete analüüsimine ja tõlgendamine ning kõigi saadetiste, tarnete ja materjalitellimuste käsitlemine.
• Tuntud kui kõigi osakondade, sealhulgas kvaliteedikontrolli, raamatupidamise ja halduse osakond, "vastav isik".
• Töötas juhtide ülekoormuse leevendamiseks, käsitledes kõiki ettevõtte klientidega seotud suhtlusi, sealhulgas sissepääsu, meili, telefoni ja faksiga suhtlemist.
• Koordineeris ja kavandas kõik ettevõtte koosolekud, kohtumised, intervjuud ja kontrollid.
• Probleem lahendati iga osakonna jaoks, et säilitada osade õigeaegne valmimine ja pidada kinni rangetest tähtaegadest.
• Töötasime kvaliteetse teeninduse tagamiseks ning lahendasime ja lahendasime kõik klientide probleemid.

Administratiivassistent Pärnu Kutsehariduskeskuses, Pärnu
Töötatud aeg: 2019–2022
Peamised tööülesanded:

• Teatatud operatiivjuhile ning abistada kaupluse ja kontori personali.
• Täitis mitmesuguseid haldusülesandeid alates tootmisgraafikute pidamisest kuni tarvikute ostmise ja müüjate palkamiseni.
• Rakendatud probleemide lahendamise oskused töötajate, klientide ja juhtivtöötajate probleemide ja väljakutsete lahendamiseks.
• Suunatud töövoog, mis toimib vahendajana kõigi osakondade vahel, korraldades konverentskõnesid, planeerides koosolekuid, koostades kirjavahetust ja haldades kalendreid.
• Toetas tõhusat tootmissüsteemi kiires tempos keskkonnas, töödeldes täpselt kõiki uusi tellimusi ja delegeerides ülesandeid vastavalt vajadusele.

Kontoriassistent Pepco AS, Tartu
Töötatud aeg: 2018–2020
Peamised tööülesanded:

• Oli kogu administratiivpersonali assistent ning oli külastajate ja klientide esimene kontaktpunkt.
• Hallatakse telefoni- ja e-posti sidesüsteeme ning hooldatakse kontoritarbeid, tellides täpselt kontoritarbeid.
• Varude nõuetekohase haldamise, hinnapakkumiste hankimise ja sobiva hinnaga toodete ostmise tõttu vähenevad tarnekulud.
• Tunnustatud kliendipäringute viivitamatu abistamise eest.
• Oskuste jaotise CV näide: tõstke esile oma võimed

Haldusassistendi kohustused võivad olenevalt keskkonnast väga erineda, kuid soovite avaldada tööandjatele muljet, keskendudes oma CV-s nendele omadustele, mida tööandjad tegelikult soovivad. Oleme juba maininud sõnapilvi. Need on väga väärtuslikud, kui proovite otsustada, milliseid oskusi loetleda. Samuti annavad nad sulle jala püsti, kui möödud väravavahist ATS-ist. Teie oskuste jaotis peaks vastama otsitavale töökohale.

📌 Eksperdi näpunäide 📌

Kaaluge selle jaotise liigutamist ülespoole, eriti kui teie kogemuste jaotis on õhuke. Careerbuilderi andmetel meeldib enam kui 40% värbajatest näha oskuste kogumit CV ülaosas. Püüdke mitte korrata oskusi, mida olete oma kogemuste rubriigis juba maininud – teil pole palju ruumi, seega kasutage seda uue teabe lisamisega enda huvides.

Haldusassistendina karjääri üks suurepärane omadus on see, et teie oskused ühes valdkonnas võivad muutuda tööks teises. Mida teevad haldusassistendid? See võib töökohati erineda, kuid siin on mõned kohustused:

1. Andmete ja failide sisestamine ja haldamine arvutustabelite või paberkoopiate abil
2. Dokumentide, sealhulgas memode, kirjade ja aruannete ettevalmistamine ja redigeerimine
3. Telefonidele vastamine ja sõnumite vastuvõtmine
4. Kohtumiste, koosolekute ja sündmuste ajastamine elektroonilises kalendris
5. Kirjade, fakside ja pakkide sorteerimine ja suunamine
6. Reisikorralduste tegemine
7. Mõned oskused ja kogemused on enamiku haldusassistendi töökohtade jaoks tavalised.
   ‍

CV NÄIDIS: OSKUSTE OSA

• Administratiivne tugi
• Varude kontroll
• Ajakava koostamine
• Ürituste planeerimine
• Dikteerimine
• Toimetamine ja korrektuur
• Teadmistepõhised oskused
  ‍

Teadmistepõhised oskused on mõõdetavad oskused, mis on vajalikud teie töö tegemiseks. Tavaliselt on need asjad, mida saate tunnis osaledes õppida, näiteks raamatupidamine, toimetamine või tekstitöötlus. Siin on mõned raskete oskuste näidised teie administraatoriassistendi CV jaoks:

Tarkvaraoskused: administraatoriassistendid täidavad paljusid ülesandeid, kasutades tekstitöötlust, kalendrit, arvutustabeleid ja võib-olla isegi esitlustarkvara. Vajalik võib olla asjatundlikkus Microsoft Office'i toodete ja Google Drive'i alal.

Sotsiaalmeedia teadmised: tänapäeva maailmas kasutavad paljud ettevõtted sotsiaalmeediat turunduseks ja kommunikatsiooniks. Selles vallas asjatundlikkus võib olla suur pluss.

Redigeerimine, õigekirja ja grammatika: jah, õigekirja- ja grammatikakontrolli saab ja peaksite kasutama, kuid need ei ole täiuslikud, seega on vaja elementaarseid kirjutamisoskusi.

Andmesisestus: see kattub tarkvaraalaste teadmistega, kuid see nõuab ka seda, et mõistaksite andmeid piisavalt hästi, et teada saada, kuhu need sisestada ja kas see on mõttekas. Peate suutma vigased andmed märgistada või tuvastada, kui sisestusviga on tehtud.

Levinud isiklikud oskused

Pehmeid oskusi nimetatakse sageli "inimeste oskusteks". Siin on mõned haldusassistentide pehmete oskuste näidised:

Suhtlemine: võite olla klientidele kontori nägu. Peate olema professionaalne ja tõhus, säilitades samas südamliku suhtumise, kuid see on alles algus. Teie olete ka kontoritöötajate jaoks oluline inimene. Peate suhtlema erinevate töökohtade ja vajadustega töötajate vahel õigeaegselt ja tõhusalt.

Aja juhtimine: teie ülesanne on hoida asjad sujuvalt ja tõhusalt toimimas.

Organisatsioon: see on seotud aja juhtimisega. Mida organiseeritum olete, seda vähem aega raisatakse. Paljude detailidega žongleerimine on haldusassistendi töö oluline osa.

Planeerimine: võite olla vastutav koosolekute ajastamise eest. See võib tunduda tüütu, kuid see nõuab osalejate kättesaadavuse koordineerimist, koosoleku jaoks ruumi leidmist, esitluste ettevalmistamist ja mõnikord ka toitlustamise korraldamist.

📌 Eksperdi näpunäide 📌

Kaaluge kursuste läbimist oma oskuste suurendamiseks. Kogukonnakõrgkoolid pakuvad palju karjäärikursusi ja sertifikaate, mis võivad teie CV-d parandada.

Siin on mõned näited teabest, mida saab lisada sellesse elulookirjelduse ossa:

• Keskkooli karjäärikursused, mis on seotud teie sihtvaldkonnaga
• Arvutikursused
• Koolituskursused ja seminarid varasematest töökohtadest
• Auhinnad, autasud, stipendiumid või sertifikaadid, mida olete teeninud.

Lõpuks, kas te lõpetasite kooli suurepärase keskmise hindega? Kaaluge selle lisamist. See näitab teie otsustavust, organiseeritust ja võimet tõusta tippu.

Õige CV-formaadi ja elulookirjelduse kujunduse valimine

Kui olete järginud kõiki siin toodud nõuandeid, tagades, et teie elulookirjeldus annab haldusassistendi ametikohale sobivad oskused ja kogemused, olete peaaegu valmis. Kuid on veel üks oluline samm: elulookirjelduse vormi valimine. Õige CV-vorming ja elulookirjelduse mall aitavad teil jätta hea esmamulje ja pakkuda näite oma suhtlemisoskustest.

Formaat loeb

Segane vormistus, vahekaugus või vastuolulised värvid on kõik näited põhjustest, miks värbajad teie haldusassistendi CV tagasi lükkavad. Haldusassistendi puhul on selge suhtlemine üks olulisemaid oskusi. Ebaprofessionaalne vormistus jätab tööandjatele halva näite teie võimetest ja mulje, et te ei sobi selleks tööks. Püüdke valida elulookirjelduse vorming või mall, mis jäljendab potentsiaalse tööandja professionaalset toonust.

📌 Eksperdi näpunäide 📌

Ükskõik kui hea õigekirjakontroll ka ei oleks, ei taba see kõike. Lugege oma haldusassistendi CV hoolikalt läbi või laske seda teha sõbral või kolleegil. Mõned haldusassistendi põhioskused on põhilised inglise keele õigekiri ja grammatika. Veenduge, et te näitate enda omad ära.

• Haldusassistendi töökohad erinevad suuresti sõltuvalt keskkonnast ja valdkonnast.
• Teie CV kokkuvõte annab tööandjatele esmamulje sellest, kes te olete ja mida te kaasa annate.
• Kasutage kogemuste osa oma saavutuste esiletõstmiseks, selle asemel et kirjeldada oma töökohti.
• Pange oma haridus enda kasuks tööle. Lisaks oma koolide ja omandatud kraadide loetelule kaaluge asjakohaste kursuste ja saavutuste väljatoomist.
• Analüüsige iga ametikoha kirjeldust ja loetlege oskused vastavalt sellele. Tõstke oma CV-s esile tööstusspetsiifilised teadmised.
• Pöörake tähelepanu sellele, et teie elulookirjeldus läbiks ATS-i.
• Kasutage elulookirjelduse malli, et kujundada visuaalselt atraktiivne, ülevaatlik ja kergesti loetav elulookirjelduse vorming.